Ciberseguridad en Recursos Humanos: ¿Estamos cuidando realmente nuestros datos?

En Recursos Humanos, la confidencialidad es más que una práctica; es un valor estratégico que resguarda el núcleo de nuestra organización: nuestros colaboradores, candidatos y procesos internos. La transformación digital nos ha brindado variedad de herramientas ágiles que facilitan la comunicación y cercanía en los distintos procesos del día a día laboral. Un ejemplo es WhatsApp, herramienta que en los últimos años traspasó el límite de la comunicación personal, adaptándola también como una del ámbito laboral. Sin embargo, el manejo de datos e información dentro de lo profesional requiere una evaluación critica, ya que hablamos de información valiosa y sensible. Aún más cuando involucramos a terceros.

¿Estamos realmente preparados para los desafíos de la ciberseguridad de esta área?

Buenas prácticas para fortalecer la ciberseguridad en RRHH y los riesgos de no aplicarlas:

📱 Utilizar canales oficiales en procesos de admisión (completar legajo): Buena práctica: Emplear plataformas seguras y controladas por la empresa, como formularios en la nube corporativa o herramientas específicas de admisión, para compartir documentación.​ Riesgo de no aplicarla: El uso de aplicaciones como WhatsApp o correos electrónicos personales puede exponer información sensible si el dispositivo o la cuenta se ven comprometidos. Estas plataformas no están diseñadas específicamente para proteger datos confidenciales, lo que puede acarrear distintas implicaciones. ¿Estamos utilizando canales seguros en nuestro proceso de admisión?​ 📄 Solicitar únicamente la documentación necesaria: Buena práctica: Limitar la documentación solicitada en los procesos de selección y admisión a lo estrictamente necesario, respetando la privacidad de los candidatos y reduciendo el almacenamiento de datos sensibles.​ Riesgo de no aplicarla: Solicitar más información de la necesaria incrementa el riesgo de intercepción, pérdida o almacenamiento inadecuado de archivos digitales, lo que puede comprometer la confianza de candidatos y colaboradores. ¿Podemos optimizar la documentación que solicitamos?​ 📋 Solicitar el consentimiento informado para el uso de datos personales: Buena práctica: Antes de recopilar o procesar información personal, informar claramente a las personas para qué se usará su información, cómo será protegida y quién tendrá acceso. Esto se puede hacer mediante un consentimiento informado, breve y accesible, alineado con normativas como la Ley de Protección de Datos Personales. Riesgo de no aplicarla: Si no se solicita el consentimiento, no solo se incumplen obligaciones legales, sino que también se vulnera la confianza. Las personas pueden sentirse invadidas, lo que afecta negativamente la percepción de la organización y su cultura. ¿Estamos informando adecuadamente sobre el uso de los datos que solicitamos? 📂 Administrar los CVs de forma segura: Buena práctica: Utilizar sistemas de reclutamiento, portales de empleo que analicen automáticamente los archivos antes de abrirlos o centralizar las postulaciones en formularios alojados en la nube de la empresa, reduciendo así los riesgos.​ Riesgo de no aplicarla: Cada archivo recibido por correo electrónico puede contener amenazas como malware o virus. Abrirlos sin precaución puede comprometer la infraestructura de la empresa. A mayor volumen de CVs, mayor es el riesgo. ¿Qué sistemas de reclutamiento seguros estamos utilizando?​ La digitalización es el camino, pero la seguridad es nuestra responsabilidad. Desde RRHH, tenemos la oportunidad de liderar este cambio cultural. No esperemos a que un incidente nos recuerde el valor de la confidencialidad.

¿Cómo reforzar ya la seguridad desde RRHH?

🛡️ Concientizar al equipo La protección de la información comienza con las personas. Reforcemos el valor de la confidencialidad y sensibilicemos sobre el impacto real que pueden tener las malas prácticas, como compartir contraseñas, acceder a redes públicas sin protección o abrir correos sospechosos. Existen distintas opciones que se pueden complementar, como simulacros de phishing y capacitaciones disruptivas, que permiten llegar a distintos perfiles del equipo de forma efectiva.

🔑 Revisión de los procesos Detengámonos a analizar cómo se llevan a cabo los procesos internos, desde la recopilación hasta el almacenamiento y la eliminación de los datos. Identifiquemos puntos críticos donde podría haber riesgos de exposición o filtraciones, y mejoremos los flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento normativo. Documentar los procedimientos, establecer buenas prácticas y mantener actualizados los protocolos ayuda a prevenir errores y fortalece la transparencia.

⚙️ Implementación de controles técnicos El uso adecuado de herramientas tecnológicas dentro del área es esencial para reforzar la seguridad. Inicialmente asegurémonos de aplicar controles como el cifrado de datos sensibles y la autenticación multifactor (MFA) en las plataformas que usamos.
Además, es fundamental que el equipo conozca estas herramientas, sepa cómo funcionan y para qué sirven. Una buena solución técnica sin una implementación consciente pierde gran parte de su valor.

No esperemos a que suceda un incidente para tomar acción.

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¿Y vos, qué primer paso vas a dar hoy para proteger la información más valiosa de tu equipo? 🔒🚀